Os Planos de Ação geralmente fazem parte do universo empresarial. Mesmo fazendo uso desta ferramenta, nem todos percebem a importância dos mesmos para a construção e consolidação da Gestão Estratégica.
Para que utilizamos o Plano de Ação?
Primeiramente devemos ter em mente que a razão principal de um Plano de Ação existir é auxiliar a alcançar o objetivo traçado pela empresa, é nos preparar para a Ação. Para isto, detalham-se as estratégias e consequentemente, os objetivos e metas vão sendo alcançados de forma mais estruturada e organizada, não havendo desperdícios de recursos utilizados.
Em que situações podemos utilizar o Plano de Ação?
Podemos utilizá-lo em todo processo onde há a necessidade de controlar de modo efetivo sua implantação, podendo ser em: Ações Estratégicas, Gestão de Projetos, Gestão de Riscos, Elaboração do Planejamento Estratégico, Acompanhamentos Orçamentários, e onde mais se fizer necessário dentro e fora da organização.
Como montamos o Plano de Ação?
Mesmo existindo vários métodos de elaboração de um Plano de Ação, todos, invariavelmente, exigem que exista um objetivo definido, que ações são importantes para alcança-lo, prazos de início e fim para cada ação e definição de recursos necessários para cada etapa.
Uma das técnicas mais difundidas para este fim é a definição de 5W2H (a sigla é formada pelas iniciais, em inglês, das etapas), sendo:
What – o que deve ser feito
Why – Por que deve ser feito
Where – Onde será feito
When – Quando será feito
Who – Quem fará
How – Como fará
How Much – Quanto custará
Podemos entender como um checklist de atividades a serem desenvolvidas.
Devemos monitorar o Plano de Ação?
Tão importante quanto definir as ações é acompanhá-las, e em eventuais necessidades fazer adaptações. Os erros de percurso não devem ser negligenciados, são ótimas oportunidades de aprendizado para ajustarmos o rumo e garantirmos a eficácia do Plano.
Tudo vai sendo registrado e acompanhado, como as ações estão sendo concretizadas, os responsáveis por cada uma delas, os prazos e recursos disponíveis. Este “acompanhamento” propicia a verificação de qual estágio se encontra cada ação e também facilita a compreensão da necessidade de alterações em qualquer etapa do plano. Todos os envolvidos ficam cientes de onde se quer chegar.
Encerramento do Plano de Ação
Importância igual deve ser dada à fase de Encerramento do Plano de Ação, devendo ser feita uma checagem final, para se certificar de que todas as ações foram cumpridas, e também dar o feedback às pessoas envolvidas, ressaltando o quanto suas participações contribuíram para o alcance dos objetivos.
Observando os objetivos propostos com a utilização dos Planos de Ação conclui-se que eles podem ser utilizados em vários aspectos da vida: tanto na gestão empresarial quanto no âmbito pessoal, pois o objetivo é o mesmo, alcançar, com maestria, o que desejamos.
Carla Foletto
Bacharel em Administração de Empresas
MBA em Economia e Gestão Empresarial
MBA em Recursos Humanos
Consultoria em Gestão de Processos
